7-2024 - Datenschutzerklärung auf der Homepage: Warum nicht gleich als Auskunft nach Art. 13 DS-GVO?

Dr. Heiko H. Stutzke und Wiebke Brüssel

September 2024

Die Zusammenstellung von Datenschutzerklärung, Datenschutzkonzept und weiteren Dokumenten zur DS-GVO ist bei den meisten Unternehmen keine Kernaufgabe des Geschäftsbetriebs. Trotzdem ist sie unverzichtbarer Bestandteil der Organisation. Der Aufwand lohnt sich auch, denn bei der Bearbeitung entstehen als „Nebenprodukte“ fast immer Optimierungen von Prozessen, die den Betrieb oder die Verwaltung nicht nur sicherer, sondern auch effizienter oder kundenfreundlicher machen.

 

 

Klar ist aber, dass gerade Kleinunternehmen und der Mittelstand in der Regel nur geringe Personalkapazitäten haben, um sich mit dem Thema „DS-GVO“ ausein­anderzusetzen. Oft werden für die Datenschutzerklärung auf der Homepage vorgefertigte Textbausteine verwendet, die leicht im Internet kopiert werden können. Nicht immer ist dabei klar, welche Qualität sie haben. Uns sind bei unserer Beratungstätigkeit schon Datenschutzerklärungen begegnet, die mindestens fragwürdig waren und darüber hinaus inhaltlich der Geschäftsführung nur oberflächlich bekannt. Auch ein Datenschutzkonzept ist offenbar nicht überall vorhanden. So etwas kann leicht schiefgehen.

 

Spätestens, wenn der erste Kunde die offizielle Anfrage stellt, welche Daten über ihn gespeichert sind und wie diese verarbeitet werden, kann es schnell kritisch werden: In diesem Fall müssen gesetzliche Fristen eingehalten werden. Dann ohne vorhandene Grundlage die nötigen Unterlagen „aus dem Stand“ erst noch zu entwickeln, ist eine echte Herausforderung. Diesen Fall haben wir bereits erlebt.

 

Damit es nicht so weit kommt, haben wir uns gefragt, wie dieser Aufwand von vornherein vermieden werden kann. Und wir haben uns folgende Frage gestellt:

 

Warum machen Unternehmen und Organisationen nicht schon auf der Homepage transparent, wie sie mit Kundendaten umgehen?

 

Es wäre doch toll, wenn potenzielle Kunden bereits vor der Zusammenarbeit die Möglichkeit hätten, Klarheit über den Umfang und die Verarbeitung personenbezogener Daten zu erhalten. Transparenz bei diesem wichtigen Thema ist eine gute Grundlage für Vertrauen bei der Zusammenarbeit mit Unternehmen oder Organisationen.

Artikel 13 der DS-GVO bietet dafür eine hervorragende Grundlage. Er beschreibt gut strukturiert die Informationspflichten, also die Auskünfte, die ein Kunde bekommen muss, wenn seine personenbezogenen Daten gespeichert und verarbeitet werden. Sie sind also sowieso Bestandteil eines Vertrages oder Auftrags.

 

In einer auf der Homepage zugänglichen Übersicht geht es auch nicht darum, konkrete Namen und andere Daten zu nennen, sondern es reicht vollkommen, die Datenkategorien zu zeigen. Das können zum „Namen von Auftraggeber und weiteren Ansprechpartnern“ oder „Informationen für die persönliche und die elektronische Kommunikation, also Adressdaten, Telefonnummern, Mail- und Internetadressen“ sein.

 

Insgesamt bietet eine solche Datenschutzerklärung auf der Homepage eine sehr gute Übersicht über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch das Unternehmen oder die Organisation. Sie kann den Unterschied machen, wenn es darum geht, ein Unternehmen aus einer Reihe von Wettbewerbern auszuwählen.

 

Für unser Strategiebüro Nord haben wir die Datenschutzerklärung auf unserer Homepage als Auskunft nach Artikel 13 DS-GVO gestaltet. Weiterhin gehen wir dort auch auf unsere Mechanismen zum Datenschutz ein, und wir beschreiben, was mit Daten geschieht, die durch den Aufruf unserer Homepage oder die Kommunikation mit Kunden entstehen.

 

Wir laden Sie ein, einen Blick auf unsere Ausführungen zu werfen. Und wir freuen uns über Hinweise, wo wir sie noch besser machen können. Vielleicht ist unsere Vorgehensweise ja auch etwas für Sie. Darüber würden wir uns sehr freuen.

 

Und wenn Sie Unterstützung bei der Zusammenstellung Ihrer Unterlagen für eine konsistente Datenschutzerklärung oder ein Datenschutzkonzept benötigen, sprechen Sie uns gern an.

 

Redaktionelle Hinweise

 

Über die Autoren

 

Dr. Heiko H. Stutzke und Wiebke Brüssel sind Geschäftsführende Gesellschafter des Strategiebüro Nord.

 

Das Strategiebüro Nord arbeitet für Unternehmen und Organisationen im privaten, sozialen und öffentlichen Bereich, für Gründer und für Firmen am Anfang ihrer Entwicklung.

 

Dabei geht es um individuelle Fragestellungen, die sich oft aus den Trends unserer Zeit ergeben. Hierfür entwickeln wir lösungsoffen und teamorientiert strategische Konzepte, die langfristig den Erfolg sichern.

 

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