6-2019 - Zwei Stunden sind genug

Wiebke Brüssel

Juni 2019

Wer in einem größeren Unternehmen beschäftigt ist oder war, kennt die endlosen Meetings. Manchmal bringen sie gute Ergebnisse, doch häufig haben wir das Gefühl, stundenlang um nicht viel geredet zu haben.

 

Diese Erfahrung ist mir aus meiner Vergangenheit als Angestellte noch sehr präsent. Wie alle Teilnehmenden war ich natürlich an dem Desaster in vollem Umfang beteiligt. Es gab im Vorfeld eine Einladung mit dem Thema und wenn es gut lief auch eine Tagesordnung. Für die Vorbereitung war meistens nicht genug Zeit, denn es gab ja umfangreiche Tagesgeschäfte. Und so gingen wir fröhlich in das Meeting und verließen uns darauf, dass es unsere Fachkompetenz schon richten würde. Nicht selten machte es der Veranstalter genauso. Rückblickend haben wir so richtig viel Zeit und damit auch Geld verbrannt.

 

 

Vor etlichen Jahren war ich Gast bei einem Vortrag von Minoru Tominaga, einem japanischen Unternehmensberater und Publizist. Es ging eigentlich um Qualitätsverbesserung, aber ich erinnere mich vor allem an eine interessante Geschichte. Tominaga erzählte von einer Meeting-Technik eines japanischen Unternehmens. Vor jeder Besprechung wurden die Gehälter der Teilnehmenden erfasst und auf die Meeting-Dauer hochgerechnet. Dieser Betrag wurde im Besprechungsraum angezeigt. Bestimmt haben diese Meetings hierdurch nur eine oder maximal zwei Stunden gedauert. Diese Zeit reicht auch aus - vorausgesetzt, die Vorbereitung stimmt.

 

Es macht betriebswirtschaftlich viel Sinn, Zeit in die Vorbereitung jedes Meetings zu investieren. Dafür sind nur ein oder zwei Personen mit überschaubarem Zeiteinsatz notwendig. Diese Investition sorgt dann dafür, dass die Gruppe im Meeting viel schneller auf den Punkt kommen und tatsächlich konkrete Ergebnisse erreichen kann.

 

Seit ich selbständig bin, erlebe ich das immer wieder. Für unsere Kunden übernehmen wir die Vor- und Nachbereitung und kommen so in den Workshops zu guten Ergebnissen. Nach unserer Erfahrung sind Zwei-Stunden-Meetings oder -Workshops ein perfekter Zeitraum, der

 

• in die agile Welt passt und

• die Teilnehmenden nicht ermüden lässt.

 

Das funktioniert so gut, dass wir dieses Format zunehmend anbieten und verwenden.

 

Dreh- und Angelpunkt ist dabei ein „Drehbuch“, also ein detaillierter Ablaufplan, den wir vor den Veranstaltungen entwickeln. Wir durchdenken das komplette Meeting im Voraus und überlegen uns, was wichtig ist und unbedingt thematisiert werden muss.

Die zweite Komponente ist die frühzeitige Einbeziehung der Teilnehmenden. Das kann zum Beispiel über eine ausführliche Tagesordnung mit der Bitte zur Vorbereitung geschehen. Je nach Komplexität kann es aber auch sinnvoll sein, vorher einen Fragebogen zu versenden oder konkrete Beiträge anzufordern. Alle Teilnehmenden könnten eine Moderationskarte mit dem für sie entscheidenden Diskussionspunkt mitbringen. Die Karten werden dann eingesammelt und angepinnt. Das spart Sammelarbeit in der Veranstaltung.

 

Für uns als professionelle Moderatoren ist diese Vorgehensweise natürlich Pflicht. Doch auch wer nur gelegentlich Veranstaltungen leitet, profitiert durch gute Vorbereitung. Klingt einfach, ist es auch. Man muss sich vorher nur die Zeit dafür nehmen.

Ich wünsche allen viel Erfolg beim nächsten Meeting und einen schönen Juli.

 

Redaktionelle Hinweise

 

Über die Autorin

 

Wiebke Brüssel ist Geschäftsführende Gesellschafterin des Strategiebüro Nord.

 

Das Strategiebüro Nord arbeitet für Unternehmen und Organisationen im privaten, sozialen und öffentlichen Bereich, für Gründer und für Firmen am Anfang ihrer Entwicklung.

 

Dabei geht es um individuelle Fragestellungen, die sich oft aus den Trends unserer Zeit ergeben. Hierfür entwickeln wir lösungsoffen und teamorientiert strategische Konzepte, die langfristig den Erfolg sichern.

 

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